Rreth QPA-së

a) Organizon dhe drejton punën në sektor, përcakton detyrat dhe ndjek zbatimin e tyre sipas afateve përkatëse;

b) Garanton para miratimit nga drejtori i qendrës të shkresave/urdhrave me karakter financiar, lidhur me ligjshmërinë, rregullshmërinë dhe respektimin e parimeve të ekonomicitetit, efiçencës dhe efektivitetit;

c) Përgjigjet për regjistrimin e veprimeve kontabël sipas ngjarjeve ekonomike në përputhje me legjislacionin në fuqi;

ç) Përgjigjet për mbylljen e pasqyrave financiare të institucionit;

d) Ndjek realizimin e planit vjetor të buxhetit dhe raporton për të një herë në muaj sipas situacionit;

dh) Kontrollon dhe përgjigjet për kryerjen në kohë të pagesave për shpenzime në përputhje me bazën ligjore të tyre dhe sipas destinacionit;

e) Përgjigjet për identifikimin dhe krijimin e rregjistrit të riskut, vlerësimin dhe kontrollin e risqeve që vënë në rrezik arritjen e objektivave dhe realizimin me sukses të veprimtarisë së qendrës;

ë) Kontrollon dokumentacionin justifikues për të gjitha pagesat që kryhen nga shpenzimet dhe të ardhurat dytësore në përputhje me ligjet në fuqi;

f) Organizon punën për mbajtjen e kontabilitetit sipas ligjeve dhe udhëzimeve në fuqi;

g) Drejton procesin e regjistrimeve kontabël dhe hartimin e bilancit kontabël dhe e paraqet atë, në afatet dhe destinacionet e kërkuara;

gj) Administron ruajtjen e dokumentacionit financiar sipas periudhave të caktuara me ligj;

h) Llogarit amortizimin e A.Q.T-ve sipas normave të amortizimit në fuqi;

i) Ndjek dhe kontrollon realizimin e kontratave me vlerë;

j) Mbulon marrëdhëniet administrative dhe ekonomiko-financiare, si dhe realizon periodikisht, rakordimet me thesarin,  institucionet bankare si dhe magazinën e institucionit;

k) Përgjigjet për menaxhimin e aseteve të institucionit, duke bërë inventarët e pasurive të luajtshme që kanë punonjësit në përdorim dhe në funksion të saj trajton komisionet për realizimin e inventarëve për çdo vit buxhetor;

l) Harton projekt-buxhetin dhe programin buxhetor afatmesëm, sipas udhëzimeve në fuqi të miratuara nga Ministri përgjegjës për financat;

ll) Raporton në mënyrë periodike me shkrim për problemet e sektorit tek titullari i institucionit sipas afatave që ky i fundit cakton për këtë raportim;

m) Kontrollon jo më pak se njëherë në muaj, respektimin e normativave të konsumit të produkteve ushqimore, lëndëve djegëse dhe materialeve të tjera ndihmëse nën administrimin e institucionit, referuar normativave të miratuara, katalogëve teknik të prodhimit si dhe standardeve të shfrytëzimit.

n) Punon për rritjen dhe kualifikimin e tij profesional në mënyrë të vazhdueshme dhe sistematike, duke synuar sjelljen e risive në punën e tij/saj të përditshme.

nj) Kryen detyra të tjera të caktuara nga titullari i institucionit, që nuk janë në kundërshtim me ligjet dhe nuk cënojnë dinjitetin e punonjësit.

o) Rakordon me magazinën.

p) Përgatit dhe paraqet raporte periodike mujore dhe 4-mujore mbi realizimin dh zbatimin e buxhetit, sipas përcaktimeve të Udhëzimeve të Ministrit të Brendshëm për zbatimin e buxhetit.

q) Ndjek, administron dhe kontrollon dokumentacionin justifikues për shpenzimet në lekë.

r) Jep hollësi për saktësimin e procedurave të duhura financiare me qëllim që të menaxhohen si duhet fondet publike.

rr) Mban kontabilitetin në llogari sintetike dhe analitike, hartimi i bilancit kontabël dhe pasqyrave financiare.

s) Grumbullon informacion për përditësimin e Regjistrit të Riskut, hartimin dhe rishikimin e tij për të gjitha programet buxhetore të sistemit të Qendrës sëPritjes për Azil.

sh) Detajon Planin buxhetor Afatmesëm (PBA-së), për periudhën trevjecare, në përputhje me ligjin      organik të buxhetit, të ndjekë hedhjen në software të planifikimit të shpenzimeve dhe investimeve në përbërje të programeve buxhetore të QPA-së, sipas raporteve të përcaktuara në Udhëzimin e Ministrisë së Financave “Për procedurat standarde të përgatitjes së PBA-së”, për njësinë shpenzuese QPA.

a) Zyra e Protokoll - Arkiv në   Qendren e Pritjes për Azil funksionon që nga momenti kur kjo qendër sipas VKM nr. 262 date, 23.04.2004, kaloi në administrimin e Ministrisë së Brendshme, ndryshuar me  VKM nr. 332, 04.05.2016  “Për organizimin dhe funksionimin e QKPA-së.

b) Fondi arkivor i këtij institucioni i përket pikërisht kësaj periudhe, nga 1 Tetori i vitit 2004 -2019 e në vazhdim.

c) Detyra e punonjësit të kësaj zyre, konsiston në sistemimin, ruajtjen dhe administrimin e fondit të krijuar në këto vite duke respektuar detyrimet që rrjedhin nga Ligji Nr. 9154, datë 06.11.2003 “Për Arkivat”,  Vendimi nr. 4, datë 19.06.2017, “Për miratimin e rregullores së njësuar të punës me dokumentet në autoritetet publike të Republikës së Shqipërisë” dhe akte të tjera normative të punës në Arkiva.

Në protokoll:

ç) Konsiston në evidentimin e korespodencës zyrtare asaj  të derguar por edhe asaj të ardhur në institucionin tonë duke vlerësuar dhe respektuar afatet kohore.

d) Kontrollon dhe kërkon zbatimin me përpikmëri të “Rregullores së njësuar të punës me dokumentet në autoritetet publike të Republikës së Shqipërisë”, sipas vendimit nr. 4, dt.19.06.2017.

dh) Gjithashtu evidenton dokumentacionin e sektorëve Financë, Prokurime, Personel, si dhe Sektorit të Mbështetjes se Azilkërkuesve, evidentimin e cdo personi që akomodohet, problematikat deri në zgjidhjen e dhënë sipas ligjit per Azilin në Republikën e Shqipërisë.

e) Bashkërendon punën me sektorët për ndjekjen zgjidhjen dhe respektimin e afateve për zgjidhjen ose kthimin në kohë të përgjigjeve, per dokumentet në rastet kur kërkohet, nga institucione te ndryshme.

ë) Informon drejtuesin e institucionit nëse ka probleme të mosrespektimit dhe zgjidhjes në kohë sipas rastit.

f) Krijon ne cdo vit kalendarik dosje te vecanta për cdo Sektor sipas problematikave dhe detyrimeve te institucionit.

g) Zbaton me përpikmëri rregulloret dhe aktet normative për ruajtjen dhe shfrytëzimin e dokumentacionit kur është e nevojshme dhe gjithmonë konformë rregullave të percaktuara për këtë qëllim.

gj) Ndjek me përpikmëri rregullat e përcakuara në ligj kushtet në të cilat vendoset zyra e Arkivit, për sigurinë, ajrosjen, lagështinë temperaturën, dritën si dhe vendndodhjen e saj sipas kritereve të përcaktuara në ligj.

h) Përpilon urdhëra te brendshëm që nxjerr titullari i institucinit për organizimin dhe mbarëvajtjen e punës., gjitashtu njofton personelin e administratës për urdhërat administrativë dhe kur është e nevojshme njofton drejtuesin për zbatimin e tij.

Në arkiv:

i) Puna në arkiv konsiston, në sistemimin, inventarizimin e dosjeve sipas sektorëvë në mbyllje të cdo viti kalendarik.

j) Interesohet per dorzimin në arkivë të dokumenteve nga sektorët, Finacë dhe Prokurime, të cilët sipas rregullores, ne perfundim të vitit kalendarik, mbasi sistemojnë dhe inventarizojnë dokumentetet e Finances dhe Prokurimet (për tenderat) duhet të bëjnë dorzimin e tyre në arkivë. Ne rast të kundërt, informon  Drejtuesin e Institucionit.

k) Në rast te kundërt vë në dijeni drejtuesin e institucionit.

l) Sistemon dosjet në arkivë sipas problemeve dhe në kuti të posacme për arkivat.

ll) Me dijeni të drejtuesit të institucionit dhe me konfirmim të tij vë në dispozicion dokumente të arkivit kur ato kërkohen.

m) Në mënyrë të herëpashershme, kontrollon inventarin fizik të dosjeve në arkivë, e ne rast konstatimi te mungesës së tyre, informon Drejtuesin.

n) Interesohet për dizinfektimin e zyrës për të ruajtur dokumentacionin nga dëmtues të ndryshëm dhe njekohësisht bën ajrosjen dhe shpluhurosje të tyre, per tu siguruar nga demtime te lageshtires apo dhe shkaqe te tjera natyrore.

nj) Informon drejtuesin e Institucionit për masat që duhet të merren për të respektuar elementët e sigurisë së zyrës së arkivit, në perputhje me kerkesat e Ligjit “ Për Arkivat” dh vendimi nr 4, date datë 19.6.2017.

o) “Për miratimin e “Rregullores së Njësuar të punës me dokumentet në autoritetet publike të Republikës së Shqipërisë”.

a) Zbaton detyrat e ngarkuara nga drejtori/përgjegjësi i sektorit në bazë të rregullores së miratuar dhe raporton tek eprori direkt mbi rezultatet e punëve të marra në ngarkim.

b) Plotëson dhe administron dosjen e punonjësve, rifreskimi dhe azhornimi i saj për punonjësit, plotësimi i librezave të punës dhe pasqyrimi në to i të gjitha ndryshimeve të pocizioneve të punës.

c) Paraqet tek përgjegjësi i sektorit të financës, të dhënat për vjetërsinë në punë të punonjësve për pagesën e tyre konform rregullave.

ç) Përgatit urdhrat për emërimin, lëvizjen në detyrë, masat disiplinore dhe kontratat e punës.

d) Pasqyron me fletë-inventar të nënshkruar edhe nga punëmarrësi, të gjitha dokumentet në dosjen e personelit.

dh) Përpilon listë prezencën ditore për çdo punonjës, evidenton mungesat dhe për rastet e mungesave të arsyetuara administron dokumentin justifikues.

e) Pasuron çdo vit dosjen e personelit me të dhëna të reja, kualifikime dhe dëshmi të ndryshme.

ë) Në përputhje me legjislacionin e punës përgatit grafikun e lejeve vjetore të pagueshme për çdo punonjës, e paraqet për miratim dhe mbikqyr në vazhdimësi zbatimin praktik në përputhje me grafikun e miratuar.

f) Pasqyron punën e personelit mbi kohën normale të punës.

g) Përpilon të gjitha urdhrat e burimeve njerëzore dhe i përcjell për miratim tek drejtori.

gj) Planifikon dhe ndjek gjithë ecurinë e trajnimeve të personelit.

h) Zbaton dhe zbërthen aktet ligjore dhe nën ligjore në funksion të burimeve njerëzore.

i) Kryen detyra të tjera të caktuara nga titullari i institucionit, që nuk janë në kundërshtim me ligjet dhe nuk cenojnë dinjitetin e punonjësit.

a) Përgatit regjistrin vjetor të parashikimeve të prokurimet publike, konform buxhetit të miratuar për investime, materiale dhe shërbime në përputhje me formën dhe mënyrën e parashikuar në udhëzimet e APP-së.

b) Harton dokumentacion përkatës të tenderit për procedurat e prokurimit përfshi edhe kriteret e kualifikimit si dhe bën shpalljen e tyre në faqen elektronike të APP-së;

c) Përditëson të dhënat në sistemin elektronik, për procedurat e prokurimit dhe përgatitjen e procedurës për KVO;

ç) Realizon administrimin elektronik, në mënyrë periodike të procesit të prokurimit publik, nga shpallja e procedurës deri në arkivimin e saj;

d) Hedh on-line të gjithë materialet e procedurës së prokurimit;

dh) Mban marrëdhënie periodike komunikimi, ditore-javore me Agjencinë e Prokurimit Publik;

e) Njofton në mënyrë elektronike dhe shkresore Agjencinë e Prokurimit Publik për fazën e publikimit, njoftimit të fituesit, lidhjes së kontratës dhe anulimeve përkatëse, sipas afateve të përcaktuara për secilën procedurë;

ë) Siguron dhe harton specifikimet teknike/termat e referencës, merr pjesë në përllogaritjen e fondit për sasinë e mallrave, shërbimeve, punëve publike.

f) Merr pjesë në përllogaritjen e vlerës limit të kontratës sipas alternativave të parashikuara nga aktet ligjore dhe nënligjore në fuqi.

g) Hartimi i Urdhrave të Prokurimit, dokumenteve të Tenderit si dhe njoftimeve për publikim në Buletin në APP.

gj) Zhvillimi i procedurave me Vlerë të Vogël, praktikave dhe korrespodencave të ndryshme që kanë lidhje funksionale me Njësinë e Prokurimit.

h) Harton kontratën dhe njofton subjektin për nënshkrimin e saj;

i) Monitoron zbatimin e kontratës  sipas kërkesave të përcaktuara në dokumentet e tenderit dhe legjislacionin në fuqi.

j) Ndjek dhe zbaton ndryshimet ligjore dhe nënligjore që kanë të bëjnë me fushën e Prokurimit Publik.

k) Mban përgjegjësi për zbatimin më përpikmëri të të gjitha udhëzimeve të Agjensisë së Prokurimit Publik, në lidhje me prokurimet me vlerë të vogël.

a) Menjëherë pas mbërritjes në qendër, punonjësi social siguron informacion ndaj azilkërkuesve për të drejtat dhe detyrimet që rrjedhin në kuadër të Rregullores së Brendshme dhe Ligjit për Azilin në Republikën e Shqipërisë. Këto informacione pasqyrohen në Shqip, Anglisht, në ambientet e përbashkëta.

b) Punonjësi social informon azilkërkuesit rreth procedurave të azilit, i shoqëron ata në seancat e dëgjimit, intervistimit si dhe përcjell/ shpjegon tek azilkërkuesit vendimet finale mbi statusin e tyre.

c) Kujdeset për regjistrimin e fëmijëve në shkollë dhe kopshte si dhe ndjek mbarëvajtjen apo    nevojat e tyre gjatë vitit mësimor.

ç) Organizon aktivitete sociale dhe komunitare që ndihmojnë në integrimin e azilkërkuesve me vendin tonë pritës.

d) Krijon dhe pasuron me të dhëna dosjet e të gjitha rasteve që ndodhen në Qendër.

dh) Krijon dhe pasqyron në data bazë numrin e azilkërkuesve që trajtohen duke specifikuar të gjitha të dhënat e tyre.

e) Asiston në çdo shërbim që ofrohet për azilkërkuesit brenda dhe jashtë qendrës.

ë) Përgatitit informacione, analiza, raporte, kërkesa etj.

f) Shërben si ndërmjetës për të adresuar për zgjidhje të gjitha problemet dhe kërkesat e azilkërkuesve në instancat më lart si dhe ndihmon përfituesit të vihen në kontakt me personat dhe aktorët e sistemit që mund të shërbejnë për informimin e tyre.

g) Kryen çdo ditë kontrolle në ambjentet e akomodimit me qëllim evidentimin e personave prezent në qendër.

gj) Ushtron kontrolle të vazhdueshme në ambjentet e akomodimit si dhe në ambjentet e përbashkëta, për mirëmbajtjen e materialeve në përdorim dhe higjenës.

h) Është përgjegjës për praktikat hyrëse dhe praktikat e largimit të azilkërkuesve.

a) Krijon mjedisin për organizimin e aktiviteteve krijuese, njohëse, argëtuese dhe sportive për të gjitha kategoritë dhe grupmoshat.

b) Merr masa për parandalimin, menaxhimin dhe këshillimin në rastet e incidenteve dhe të konflikteve ndërmjet azilkërkuesve

c) Realizon raporte vlerësimi dhe vlerësime psikologjike dhe psikosociale.

ç) Identifikon dhe raporton tek strukturat eprore përkatëse, rastet e dhunës dhe të trafikimit, të identifikuara gjatë zhvillimit të seancave psikologjike, duke patur në fokus të veçantë rastet në të cilat përfshihen,  gra, dhe fëmijë të mitur.

d) Organizon takime me komunitetin azilkërkues për të ndjekur dhe identifikuar probleme të ndryshme dhe për të ofruar zgjidhje efikase dhe të pranueshme me pjesëmarrjen e komunitetit.

dh) Identifikon aftësitë profesionale brenda komunitetit, aktivizon fëmijët në veprimtari të ndryshme edukativo-sportive, siguron pjesëmarrjen e grave në veprimtari të ndryshme sociale, identifikon grupet vulnerabël dhe planifikon së bashku mënyrat për kapërcimin e situatës.

e) Ushtron kontrolle të vazhdueshme në ambientet e akomodimit si dhe në ambientet e përbashkëta, për mirëmbajtjen e materialeve në përdorim dhe higjenës.

ë) Kryen detyra të tjera të caktuara nga titullari i institucionit, që nuk janë në kundërshtim me ligjet dhe nuk cënojnë dinjitetin e punonjësit.

a) Siguron dhe ofron shërbime të përkthimeve me shkrim të dokumenteve juridike, formularëve, udhëzimeve administrative, udhëzuesve, raporteve,deklaratave dhe materialeve tjera nga gjuha shqipe ne gjuhen angleze dhe anasjelltas.

b) Përgjegjës  për ruajtjen e konfidencialitetit të dokumenteve dhe shkresave të cilat i përkthen, duke mos komentuar për të njëjtat në punë dhe jashtë vendit të punës.

c) Ndihmon procesin e komunikimit midis QPA dhe institucioneve të tjera.

ç) Kryen detyra të tjera të caktuara nga titullari i institucionit, që nuk janë në kundërshtim me ligjet dhe nuk cënojnë dinjitetin e punonjësit.

a) Administron dhe dokumenton lëvizjen e vlerave materiale dhe dokumentacionit përkatës;

b) Evidenton në kartelat e magazinës fletë-hyrjet dhe fletë-daljet dhe bën rakordimin e tyre me kartelat e llogarisë;

c) Përpilon sipas rregullave fletë-hyrjet dhe fletë-daljet përkatëse në tre kopje, njërën prej të cilave ia dorëzon përgjegjësit të sektorit të financës dhe shërbimeve mbështetëse së bashku me dokumentacionin shoqëruese, si dhe i dorëzon pasqyrat e konsumit të materialeve brenda datës 10 të çdo muaji;

ç) Në fundit të çdo muaji kryen rakordimin me përgjegjësin e sektorit të financës dhe shërbimeve mbështetëse;

d) Furnizon punonjësit e qendrës dhe azilkërkuesit me materiale pune dhe materiale konsumi sipas kërkesave të miratuara nga drejtori i qendrës ose një person i autorizuar prej tij dhe normave të miratuara të konsumit apo inventarëve të zyrave dhe ambienteve të akomodimit;

dh) Përgjigjet për ruajtjen, mirëmbajtjen dhe sistemimin e vlerave materiale që ka në ngarkim;

e) Mban kartela personale të mjeteve të punës për çdo punonjës;

ë) Merr pjesë në procesin e pritjes së mallit, së bashku me komisionin e pritjes së mallrave dhe përpilon dokumentacion përkatës për administrimin e tyre në magazinë,.në përputhje me legjislacionin në fuqi si dhe kontratat e furnizimit apo marrëveshjet e donacionit.

f) Verifikon bazën materiale në ngarkim të azilkërkuesve që largohen nga qendra në prani të punonjësve të Sektorit të Mbështetjes së Azilantëve dhe për çdo mangësi përpilon procesverbalin përkatës si dhe informon përgjegjësin e sektorit.

g) Raporton dhe përgjigjet tek përgjegjësi i sektorit të financës dhe shërbimeve mbështetëse për të gjitha detyrat e kryera.

gj) Kryen detyra të tjera të caktuara nga titullari i institucionit, që nuk janë në kundërshtim me ligjet dhe nuk cenojnë dinjitetin e punonjësit.

a) Përgatit në bashkëpunim me Sektorin e Mbështetjes së Azilkërkuesve , menunë ditore.

b) Përgatit dhe shpërndan ushqimin në kohën e përcaktuar sipas rregullave të përcaktuara, duke respektuar cilësinë, sasinë dhe kaloritë e miratuara.

c) Rakordon punën me magazinën dhe specialistin e burimeve njerëzore për zbatimin e menusë ditore.

ç) Tërheq produktet ushqimore nga magazina.

d) Shërben të gjitha vaktet ndaj azilkërkuesve, duke respektuar etikën e komunikimit me azilkërkuesit si dhe duke patur një paraqitje të përshtatshme me uniformat që ka siguruar qendra.

dh) Ruan kampionin e çdo vakti në frigorifer

e) Pastron ambientin e kuzhinës dhe pajisjeve brenda saj.

ë) Kryen detyra të tjera të caktuara nga titullari i institucionit, që nuk janë në kundërshtim me ligjet dhe nuk cënojnë dinjitetin e punonjësit.

a) Paraqitet në punë 30 minuta para fillimit të orarit zyrtar të punës dhe largohet 30 minuta para mbarimit të saj.

b) Përgjigjet për pastrimin dhe mirëmbajtjen higjenike/sanitare të godinave dhe pajisjeve në administrim të QPA-së (zyrat, korridorët, shkallët, mencën, sallën e intervistave, sallën e internetit, tualetet, bibliotekën, ambientete tjera të përbashkëta etj);

c) Realizon nën shoqërimin e punonjësve të sektorit të mbështetjes së azilkërkuesve, higjenizimin e dhomave të azilkërkuesve të larguar nga qendra, si dhe pastron dhe sistemon ambientet e akomodimit;

ç) Pastron gjithë territorin (oborrin) e qendrës.

d) Zbaton normat për konsumin e detergjenteve dhe mban në gjendje pune pajisjet e pastrimit;

dh) Kryen detyra të tjera të caktuara nga titullari i institucionit, që nuk janë në kundërshtim me ligjet dhe nuk cënojnë dinjitetin e punonjësit

a) Bën lëvizjen e azilkërkuesve, punonjësve apo të titullarit të institucionit sipas nevojave.

b) Ndihmon në shpërndarjen, korrespondencën e dokumenteve etj, ku është e nevojshme.

c) Ndihmon në riparimin e makinës (fikson defekte të vogla, larjen e automjetit etj).

ç) Ndihmon në regjistrimin vjetor të makinës, kujdeset për mirëmbajtjen e saj dhe për gjithë dokumentacionin e nevojshëm.

d) Dokumenton në mënyrë të detajuar rrugët e përshkruara dhe konsumin e karburantit.

dh) Kryen detyra të tjera të caktuara nga titullari i institucionit, që nuk janë në kundërshtim me ligjet dhe nuk cenojnë dinjitetin e punonjësit.